How to build a business – Employees and Contracts

Building a business requires creating and activating a network of Partners, Associates and Employees. We are striving for a healthy mix of people who share a DNA and a sense of purpose, but who might have different needs and possibilites, depending on their personality, the stage in their career, the desire for short or long term reward (cash versus value) and the appetite for risk.

For capable people with skills and ambition who want to be surrounded by people they can work with and learn from and who prefer or require a monthly income, becoming an employee can be the most appropriate choice. We call them intrapreneurs. This relation needs to be formalized in an employment contract. Contracts are not pretty. Despite network organisations, work2.0 and despite all good intentions basically they arrange and exchange of time for money.

The good intentions are that we want all our people to be independent, that is: responsible for their own choices and their own success, we know they are reliable professionals, who do not compromise on quality, and who are connected to a network of peers they like to work with and work for. This is our DNA. The intention is also to make sure they have an adequate monthly income and that there is no limit to what they earn, based on how successful they are.

Now try to stick all that in an agreement. What we did is: we offer all our professionals on the payroll a basis salary, and then we make a budget available that is equal to 50% of what their personal turnover is. Out of this budget they can make choices on for instance education, a company car, laptop, et cetera. The difference between salary plus costs and their personal budget will be paid as a bonus, if a set of OKR’s (Objectives and Key Results) are met. A nice combination of security (for the employee), limited risk (for the employer), freedom of choices on personal development and reward and intrapreneurship. Or so we think.

Of course a contract describing this level of freedom and responsibilities within the boundaries of the labor laws results in quite an extensive document. You would think that the more experienced employees, with several previous employers, would be most critical, especially because in their case the base salary usually is lower than what they were used to – be then the upside is higher than anywhere else. The opposite is the case. Last week we lost a prospective employee, who seemed really talented and a perfect fit, due to this contract.

The base salary was higher than what she earned in her previous job, we explained the model, the role, the responsibilities, the budget, the holidays, the risk, the fiscal implications. All better than where she came from. She did not sign. I am confused. Either she was not what we thought she was, and she did not understand it, or it was too good to be true and she became suspicious that their might be a snag. Or maybe we are a more average company than we think we are, or than we want to be, and people just expect a salary in exchange for their time.

The last option a refuse to accept.

Researchers like David Marsden (Professor of Industrial Relations and a Senior member of the Centre for Economic Performance) at the London School of Economics will tell us that in the Network Economy their is not only the contract between employer and employee, but also the psychological contract and the economic or incentive contract. Maybe I should go to London and try to understand. Or better, let me go to Brazil and visit Ricardo Semler. He did it the other way around in his company Semco, letting his employees choose what they do, where and when they do it, and even how they get paid. He wrote a book about it called Maverick, the success story about the world’s most unusual workplace.

So that’s where I will go if only because the weather in Sao Paolo is more attractive than in London.

4 Responses to How to build a business – Employees and Contracts

  1. Michiel ten Kate says:

    Nice story Wouter but did you ask her why she did not sign?

    • Because you asked, the whole story, in Dutch. My comments are in italics

      1) Met de ongelijkwaardige condities waar ik als zelfstarter in terrecht kom doel ik o.m op de volgende aspecten van het contract:

      Artikel 2.2. legt op eenzijdige wijze de inzet en verbintenis van werknemer jegens Qhuba vast in zeer uitgebreide en open bewoordingen: ‘in meest uitgebreide zin v/h woord’, verbindt zich alle voorkomende activiteiten te verrichten’, ‘in redelijkheid van hem verlangt’, ‘verplicht zich gedragen naar de voorschriften.’ Hierdoor wordt de werknemer gereduceerd tot iemand die overal en voor alle voorkomende zaken inzetbaar is met veel plichten (geen rechten). Artikel 2.3. geeft aan dat Qhuba werknemer als een pion kan plaatsen waar Qhuba dat wil. Dit is wederom een versterking van voorgaande.

      Hier heb je wel een beetje gelijk. Maar dat is de aard van een arbeidsovereenkomst: tijd en inzet van de werknemer ruilen tegen geld van de werkgever. Om die reden is de arbeidsovereenkomst niet de meest efficiënte manier om samen te werken (omdat er veel meer bij komt kijken dat tijd ruilen tegen geld), maar tenzij er een andere manier voor in de plaats komt (inhuur op basis van ZZP wetgeving, of samenwerking in de vorm van een gedeeld ondernemerschap, zoals in een v.o.f. of een BV) is het de enige manier. En inderdaad als Qhuba elke maand geld uitgeeft, moet ze ook zeker stellen dat er potentieel een opbrengst is, namelijk door de werknemer ergens in te zetten. Cruciaal daarin is overigens de functie-omschrijving, zoals genoemd in 2.1 daar wordt duidelijk wat er verwacht wordt van de functie. 2.2 is bedoeld om duidelijk te maken dat activiteiten die niet specifiek in een functieomschrijving staan (zoals naar netwerk bijeenkomsten komen, je inzetten voor het bedrijf, trainingen volgen, etc) toch onderdeel van de rol zijn. Jij leest het als “daardoor voor alle voorkomende werkzaamheden inzetbaar”, wij bedoelden het als: “alles wat binnen het bedrijf en de rol past”. Daarom ook “wat een werknemer gewoonlijk hoort te doen”, en “taken die als normaal beschouwd worden binnen het bereik van de activiteiten van Qhuba”.
      En ja, in 2.3 staat dat we je naar een opdrachtgever kunnen sturen. Al was het maar naar Qhuba Consulting BV, of (in jouw geval) Qhuba PPM BV. Qhuba Human Capital, zoals je terecht opmerkt, is een Payroll BV, die voor alle Qhuba onderdelen de loonadministratie uitvoert. Dat zijn niet jouw werkzaamheden.

      Combineer deze plichten met het kopje in aanmerking nemende op blz 1 ‘Qhuba drijft een onderneming die zich o.a. bezig houdt met het (doen) uitvoeren van loonadministraties en het deelnemen in en financieren van ondernemingen.’ En de werknemer is verplicht ook op dit veld alle voorkomende activiteiten te verrichten.

      Artikel 4.5. versterkt dit verrichten van alle voorkomende activiteiten door eraan toe te voegen, dat vergoeding voor overwerk geacht wordt besloten te liggen in het toegekende salaris.
      De aard van deze overeenkomst is “intrapreneurship”. Ofwel: er is geen maximum aan hoe je je kunt ontwikkelen (hangt af van je eigen inzet), of hoeveel je kunt verdienen (hangt af van je billable inzet). Omdat er een rechtstreekse koppeling is (voor alles boven de €48.000) tussen faturabele inzet en beloning zou het raar zijn om daar een overwerk vergoeding aan te koppelen. Mocht je meer dan veertig uur maken, bijvoorbeeld omdat je op een project zit waar dat tijdelijk nodig is, dan is er ook meer omzet en dus meer opbrengst voor jou.

      Daarnaast is datgene wat in blz 1 op in aanmerking nemende beschreven staat over Qhuba ‘drijft een onderneming die zich o.a….van ondernemingen’ een andere beschrijving van de activiteit van Qhuba als hetgeen aan is gegeven in de mondelinge toelichting.
      Bovengenoemde plaatst mij in een ongelijkwaardige positie ten opzichte van Qhuba. Gelet op de uitwerking hiervan betekent dat, dat Qhuba mij overal voor kan gebruiken o.a. in het kader van het uitvoeren van loonadministraties en het deelnemen in en van financieren van ondernemingen zoals in het contract aangegeven. Dit kan van alles inhouden.

      Wederom: Qhuba als geheel doet exact wat we besproken hebben, en jouw werkzaamheden zouden vastgelegd zijn in een functieprofiel. Qhuba Human Capital is uitsluitend de entiteit die voor alle werknemers van Qhuba (en alleen voor die van Qhuba) de loonadministratie verwerkt.

      Voorts is niet transparant wat de voorschriften van Qhuba zijn en wat redelijk is.
      Redelijk is uiteindelijk wat twee partijen (jij en Qhuba) samen besluiten dat ze redelijk vinden, en mochten ze het niet eens worden: wat de rechter redelijk vindt. En wat voorschriften betreft: we willen een kwaliteit leveren voor onze opdrachtgevers. Daar hoort bij dat hoe we werken niet alleen “vrijheid – blijheid” is, maar dat mensen zoals Peter Rappange minder senioren mensen (zoals jij) kan vertellen hoe ze een project aanpakken en het beste kunnen uitvoeren. We hebben geen voorschriften in de zin van “handboek Soldaat” waarin exact beschreven staat hoe je je moet gedragen. Dat past beter bij een Accenture of IBM.

      Artikel 4.7 tot en met 4.9 versterken ook de ongelijke positie: verplichting van opname bovenwettelijke dagen (tegen juridischuitgangspunt), verplichting niet langere opname van vakantiedagen dan toen achtereen. En in 4.8 opname van bovenwettelijke dagen gedurende ziekte bij reeds vastgestelde vakantie, in plaats van ziek is ziek principe. Ik vind het ethisch niet correct om zo met een werknemer om te gaan.
      Wettelijk heeft iedereen die veertig uur werkt, recht op twintig dagen. Qhuba geeft er tweeëntwintig. Die twee extra dagen blijven vijf jaar geldig. Om te voorkomen dat er “stuwmeren van vakantiedagen” opgebouwd worden, spreken we af dat je die twee dagen als eerste opneemt. Dat lijkt me niet zo gek. Uiteindelijk streven we ernaar dat iedereen alle tweeëntwintig dagen vakantie gewoon op kunnen nemen. Gewoon, omdat ze bedoeld zijn om vakantie te vieren. Als je ziek bent tijdens je vakantie kan het, afhankelijk van de omstandigheden, zijn dat je je dagen gewoon verliest, of toch behoudt (dat spreken we onderling af) , behalve die twee extra dagen. Ook daar zal de redelijkheid hopelijk de belangrijkste factor zijn. Als iemand langer ziek is, en niet weg gaan is dat wat anders dan als je een dag griep hebt in Frankrijk.

      Artikel 4.3. Het doorberekenen van de Indirecte kosten van het voorgaande bonusjaar, indien de werknemer een omzetbedrag heeft gerealiseerd dat lager of gelijk is dan de Totale loonkosten is een ongelijkwaardig en onevenredige verdeling van kosten op conto van de werknemer. Het is een sigaar uit eigen doos, de werknemer draait voor alle kosten op.
      Dat klopt niet. Qhuba draait voor alle kosten op. Wat hier staat is dat als iemand bijvoorbeeld €0 heeft opgebracht in jaar 1 en dus wel gewoon €48.000 salaris heeft gekregen, met daarboven indirecte kosten (dat zijn dus niet de salariskosten , maar kosten voor bijvoorbeeld auto, opleidingen, telefoon, etc), en in jaar twee bijvoorbeeld €200.000 omzet gerealiseerd heeft, dat dan niet het verschil tussen 50% omzet (€100.000) en de kosten (bijvoorbeeld €70.000) direct als bonus uitbetaald wordt, maar dat die indirecte kosten eerst verrekend worden. Vrijwel het gehele risico ligt bij Qhuba (namelijk dat je niet facturabel inzetbaar bent, en we wel twee jaar lang je basis salaris van bijna €100.000uitbetalen, dus ), en alleen op het bonus-deel (in dit voorbeeld €30.00) loop jij risico.

      Artikel 10.11 Wijzigingsbeding is versterking van ongelijke positie, ik verlies hiermee al mijn rechten, met in kanttekening nemende dat het om een zwaarwichtig belang gaat.
      Dit is een standaard in vrijwel alle arbeidsovereenkomsten (omdat als het er niet in staat wijzigingen niet mogelijk zijn), maar gebonden aan strenge eisen. Wijzigen kan niet omdat de werkgever de winst wil verhogen, maar er kunnen zwaarwichtige gronden zijn, en dan ook weer “in redelijkheid en billijkheid”. Kijk ook eens naar: http://www.intermediair.nl/artikel//12124/eenzijdige-wijziging-arbeidsvoorwaarden.html

      2) Wat het gebrek aan borging en inzicht m.b.t. de werkwijze van Qhuba betreft gaat het o.m om de volgende punten:

      De constructie van de bonusstructuur gaat uit van 50% van de omzet waarmee ook je basis salaris betaald wordt. De financiële constructie is open ondoorzichtig geformuleerd, (zoals veel onderdelen van het contract) en biedt geen garantie dat de omzet als vastgesteld ook de feitelijke omzet is. Kortom, hoe je als werknemer hier inzicht en invloed op hebt is niet geborgd.
      Wordt dit geborgd met facturatie? Zo ja wie doet dit en hoe? Is dit systeem inzichtelijk voor iedereen? Etc. De bonusstructuur is een essentieel onderdeel van Qhuba maar op dit punt ontbreekt boring.
      Alle omzetten en kosten worden maandelijks volledig transparant gemaakt.
      Aan de werknemer wordt een overzicht verstrekt, in elk geval voor de jaarlijkse evaluatie, en op verzoek zo vaak als je wilt.

      Toekenning van de bonus is ook niet meetbaar omschreven in de trant van met dat en dat instrument of proces wordt gemeten etc of uitkomsten zijn afhankelijk van…
      Ditzelfde geldt voor bepaling van de hoogte van de toekenning van de bonus, immers staat er dat deze maximaal 50% kan zijn.

      Voor toekennen van de bonus geldt: daar worden op een aantal onderdelen targets voor vastgesteld. Volgens mij heeft Tjibbe uitgelegd dat dit op een aantal onderdelen gebeurt, en heeft hij je zelfs uitgenodigd om vast na te denken over wat voor soort (ontwikkel) targets jij zou willen stellen. Altijd in overeg, en altijd haalbaar. Voor de berekening: Er zijn tien punten te halen (voor 100% bonus), namelijk als volgt: 4 voor taggers 1; 3 voor target 2; 2 voor target 3; en 1 voor target 4.

      Het behalen van targets is een essentieel onderdeel van Qhuba. Ik heb begrepen dat deze voor een deel worden gemonitord via het delivery proces, maar dit of enig ander sturingsinstrument wordt niet genoemd in het contract. Op deze wijze is de targetontwikkeling ondoorzichtig en wordt niet geborgd met een intern sturingsinstrument. Terwijl het een essentieel onderdeel is van de bonusstructuur.
      De arbeidsovereenkomst is niet bedoeld om interne procedures vast te leggen, maar in principe is het Delivery process vooral bedoeld om mensen die op opdrachten zitten te ondersteunen, en heb je daarnaast een manager en buddy om over je rol en functioneren te sparren.

      Er is mondeling aangegeven, dat er twee smaken zijn in salaris. N.a.v. gesprek met Tjibbe heb ik begrepen dat er geen referentiekader is hiervan (dat je ergens de schalen of hoe je het noemen wilt terug vindt op papier: transparantie over het salarishuis binnen Qhuba. ‘De deed van Qhuba’ schijnt geen salarissen te bevatten.
      Voor meer senioren mensen (omzet verwachting >€200.000) houden we een basis salaris aan van €60.000. Voor wat meer juniore Qhubanen van €48.000. Op de uiteindelijke beloning heeft het geen invloed, want dat is altijd op basis van 50% van de omzet.
      The Deed is een overeenkomst tussen de partners. Dat zijn ondernemers, die 100% risico dragen, en inderdaad geen salaris krijgen, maar volledig op basis van omzet beloond worden (en daar meer dan 50% van krijgen), en daarnaast ook heel andere verantwoordelijkheden hebben.

      De toegezonden bijlage met proforma salarisberekening gaat uit van een ander brutomaandsalaris als aangegeven op mijn contract. Zo wordt er nog meer ondoorzichtigheid gecreëerd.
      In het contract staat €4.000 per maand. Dat is €48.000 per jaar. We moeten vakantiegeld reserveren dat is 96% van een maand salaris, dus de berekening wordt €48.000/12,96=€3.703,7. Dat is de €3,703,30 die als uitgangspunt in de Pro Forma berekening gebruikt wordt.
      Je zou dus 12 maanden dit loon krijgen en daarnaast het opgebouwde vakantiegeld (ook bijna een maandsalaris).

      De bepaling van de directe en indirecte loonkosten is voor mij onduidelijk. Op de proforma berekening (directe loonkosten) wordt ook loonheffing afgedragen en andere afdrachten. Bij de indirecte loonkosten gebeurd dit wederom. Zit ik hier dan twee keer kosten af te dragen?
      Nee Qhuba betaalt alles. en uiteraard maar één keer. Maar alle kosten (loon, loonheffingen en indirecte kosten) worden bij elkaar opgeteld en vergeleken met de omzet. Uit het voorbeeldje dat ik hierboven meestuurde blijkt dat misschien helderder.

      Voorts krijgt Qhuba de indirecte loonkosten terug van de belasting, hierdoor krijgt Qhuba meer dan 50% van de omzet.
      Nu ben ik je kwijt. Het is precies andersom. Qhuba draagt jouw loonheffing af. In de termen van de belastingdienst: “de loonheffing wordt via de werkgever ingehouden”. Jij kunt via jouw aangifte een deel terug vragen als je aftrekposten hebt, zoals hypotheek rente voor een eigen woning.
      Voor Qhuba maakt het niet uit: loon, of afgedragen loonheffing zijn allemaal kosten. Ik denk dat je bedoelde te zeggen dat die kosten afgetrokken worden van de winst van Qhuba, zodat die lager wordt. Alleen over de winst wordt (vennootschaps)belasting betaald. Qhuba krijgt nooit iets terug, en krijgt nooit meer dan 50% van de omzet.

      In artikel 4.3. ben ik het niet eens met de lager gelijk formulering (dus de werknemer moet alleen winst maken?) en het gevolg wat hieraan verbonden is. Als je lager of gelijk scoort dan wordt dit op je verhaald (want dan worden de indirecte loonkosten van het voorgaande bonusjaar meegerekend?
      Als je omzet lager is dan de totale loonkosten heeft Qhuba verlies.
      Als ze gelijk zijn heb jij een opbrengst van €48.000 tot €70.000 (afhankelijk van indirecte kosten) en Qhuba een opbrengst van €0
      En dan geldt inderdaad dat voordat het volgende jaar een bonus wordt uitbetaald eerst die indirecte kosten (waar we niet al te veel invloed op hebben, omdat ze voor bijvoorbeeld auto, opleidingen, telefoon, etc zijn) in de berekening worden meegenomen. Verlies draaien omdat iemand die weinig opbrengt wel veel kosten heeft is over een langere periode niet erg gezond voor Qhuba.

      De bedragen die in de berekening worden genoemd zijn fictief en daardoor niet verhelderend (er wordt wat gestoeid met cijfers).
      Er wordt niet gestoeid, er worden voorbeeld bedragen genoemd om de definities te verhelderen.

      Wat de proforma berekening betreft van Qhuba (die dus uitgaat van een ander brutosalaris) ik kom op een ander netto bedrag.
      Die berekening zou ik graag zien. Deze is uitgevoerd door Grant Thornton, die de salarisverwerking doet voor Qhuba Human Qapital.

      Kortom alles bij elkaar gaat mij dus zeker niet puur om het risico versus opbrengst. Het is veel breder dan dat (ik kijk nou eenmaal veel breder naar zaken). Op mij komt het contract in ieder geval niet gunstig over, sterker nog ik zou nog veel meer punten kunnen noemen! Helder is in ieder geval, dat er teveel haken en ogen aan zitten. Het contract is geen correcte basis voor mij om samen te kunnen werken. Als jullie hier nog andere gedachten over hebben hoor ik het graag.
      Ik hoop dat ik in ek geval wat helderheid verschaft heb over hoe de overeenkomst bedoeld is en in elkaar steekt. Geen slechte intenties, maar een arbeidsovereenkomst in de sfeer van “intrapreneurship”, potentieel als opstap naar ondernemerschap.

      • Michiel ten Kate says:

        Dank je Wouter, inzichtelijk. Uitgebreide feedback van haar op contract en remuneratiemodel.

  2. Susanne van Kleef says:

    The psycological contract is indeed one to give specific attention, especially in so called ‘protean careers’. This begins even before the actual contract start and doesn’t end at the same time. I’m also curious about her arguments not to sign and what we can learn from this!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: